Untuk makluman puan,  format surat-menyurat ditentukan oleh Jabatan Perdana Menteri dan format ini diguna pakai oleh semua jabatan sektor awam termasuk DBP. Format minit mesyuarat biasanya ditentukan oleh  institusi atau organisasi masing-masing. Oleh itu, jawapan yang diberikan di bawah berdasarkan kelaziman yang ditemui dalam penulisan minit mesyuarat:
 

1.   1. Wakil ahli mesyuarat dicatatkan dalam ruangan Turut Hadir dan jika wakil tidak hadir tidak perlu dicatatkan.

2.   2. Tidak Hadir lazimnya ahli tidak memaklumkan ketidakhadirannya, manakala Tidak Hadir (Dengan Kenyataan) ahli telah memaklumkan sebab ketidakhadirannya kepada pihak urus setia.

3.   3. Wakil berperanan seperti ahli mesyuarat yang lain dan boleh memberikan pendapat/pandangan.

Untuk maklumat lanjut, puan boleh merujuk buku Bahasa Laporan oleh Asmah Haji Omar, terbitan DBP dan rujuk juga Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.1/1993, Panduan Mengenai Mesyuarat Pagi yang juga mengandungi panduan menyediakan minit mesyuarat. Untuk mendapatkan maklumat terkini mengenai perkara ini, sila berhubung dengan Jabatan Perdana Menteri atau Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia.

Pada kelazimannya Pengerusi Mesyuarat yang akan mengesahkan Minit Mesyuarat, walau bagaimanapun catatan pada akhir minit ditulis "Disahkan oleh".

Saudari,

Antara maksud perkataan mengenai termasuklah berkaitan, dengan atau tentang. Berdasarkan contoh ayat yang dikemukakan perkataan 'mengenai' boleh digunakan dalam konteks makna yang tersebut. Walau bagaimanapun kata yang lebih lazim digunakan ialah 'tentang' kerana mengenai lebih kerap digunakan untuk maknanya yang pertama, iaitu 'kena pada'.

Saya sertakan makna mengenai menurut Kamus Dewan Edisi Keempat iaitu: 1. kena pd (matlamat, sasaran, dll): maka peluru meriam itu pun datang ~ segala orang Melaka, ada yg putus lehernya; diparangnya segala tombak itu habis putus-putus, sebilah pun tiada ~ dia; 2. menyentuh, bergesel dgn (sesuatu): hendaklah berhati-hati supaya wayar elektrik itu tidak ~ besi itu; 3. berkenaan (berkaitan, berhubungan) dgn, tentang: dlm buku kecil itu terdapat catatan-catatan penting ~ beberapa perkara; mereka mencari suatu penyelesaian ~ masalah tersebut; 4. menimpa: penyakit campak ini lebih kerap ~ kanak-kanak drpd orang dewasa; 5. Mn, bp bersetubuh;